ExEA MoEW EEA

Лични средства

Дейност 1. Управление на проекта

1.1. Екип за управление
Със Заповед № 237/15.09.2014 г. на изпълнителния директор на ИАОС е определен екип за управление на проекта (ЕУП) включващ 7 служители на ИАОС, които отговарят за всички дейности от организационен и координационен характер, свързани с цялостното и точно изпълнение на задълженията по Договора. Всички експерти от екипа, в рамките на своите компетентности, са запознати с целите, основните дейности, разпределението на задачите, бюджета на проекта, конкретните им задължения и обвързаност със задачите на други експерти.  В съответствие с чл. 8, ал. 2 от Методиката към чл. 4, ал. 8 от ПМС № 62/21.03.2007 г. са сключени са 7 бр. договори с членовете на екипа за управление по реда на Закона за задълженията и договорите (ЗЗД).
В изпълнение на чл. 2, т. 2.1 от Общите условия към договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ беше изготвен График за провеждане на процедурите за избор на изпълнители. Графикът е утвърден от Управляващия орган на ОПАК.
Документите по проекта са организирани в проектно досие, което има и електронен еквивалент. Създаден е и се поддържа регистър, съдържащ информация за мястото на съхранение на оригиналните документи по проекта и отговорното лице за тяхното съхранение.
В срока на изпълнение на проекта бяха проведени 22 работни срещи на екипа, за които има изготвени протоколи.
Една от основните задачи на екипа беше участие в изготвянето на техническата спецификация и контрол на процеса на подготовка на тръжната документация за  Дейност 2 по проекта. Екипът участва в провеждането на процедурите за избор на външни изпълнители за Дейност 1.2, Дейност1.3 и Дейност 3, а след сключване на договорите с тях всички членове на ЕУП участваха в комисиите за управление, контрол и мониторинг на възложените дейности.
Изготвени бяха договорите с външните изпълнители; подготвени бяха и договорите с физическите лица, заповеди и др., необходими при изпълнение на проекта. Своевременно бяха публикувани решенията и обявленията в Официалния вестник на Европейските общности, в регистъра на АОП и на портала на АОП.
Осигурени бяха необходимите системни изисквания за изпълнение на дейностите по проекта.
Водена е отделна счетоводна аналитичност за разходите по проекта; предоставяна е финансова информация на УО на ОПАК и на дирекция „ФУ” на МОСВ; извършените разходи по проекта подлежаха на предварителен финансов контрол съобразно установената в ИАОС практика.
Извършвана е проверка на документите, представяни от изпълнителите по договорите за удостоверяване на извършените дейности и съответствията с техническото задание и другите изисквания.
Водена е кореспонденция с УО на ОПАК, с МОСВ, с РИОСВ и с изпълнителите на дейностите по проекта.
Членовете на ЕУП участваха в пресконференциите за анонсиране на началото на проекта и за представяне на постигнатите резултати.
Изготвяни бяха месечни отчети за извършената работа; подготвяха се и се публикуваха материали на интернет страницата на проекта.
В процеса на изпълнение на проекта се наложиха промени по договора за безвъзмездна финансова помощ, които бяха извършени чрез сключване на следните допълнителни споразумения (анекси) към него:
- Споразумение 285/12.08.2015 г. за промяна на страните по договора, като вместо Министерство на финансите, страна по договора се счита Администрацията на Министерски съвет;
- Анекс № 1, с който срокът за изпълнение на дейностите по проекта беше удължен до 31.10.2015 г.
- Анекс № 2 за промяна в състава на ЕУП;
- Анекс № 3 за удължаване на срока на договора до 31.12.2015 г.
 
1.2. Разработване на тръжна документация – външен консултант
В рамките на дейността по управление на проекта чрез процедура директно възлагане (чл. 14, ал.5 от ЗОП) беше сключен граждански договор с външен консултант, който да изготви пълен комплект документация за откриване и провеждане на открита процедура за възлагане на обществена поръчка по реда на ЗОП с предмет „Разработване и внедряване на публичен електронен регистър съгласно чл. 30л от Закона за чистотата на атмосферния въздух и свързване с информационната система на Изпълнителната агенция по околна среда“. Техническата спецификация беше подготвена съвместно с координатора на проекта, подпомаган от ИТ експерта по проекта. Със Заповед на Изпълнителния директор е назначена комисия, едно от задълженията на която е да разгледа и приеме изпълнението на договора. Проведени са срещи, обсъждания и обмен на работни документи по електронната поща с избрания консултант. Комисията проведе 9 работни заседания.
С одобрен от изпълнителния директор на ИАОС окончателен доклад на комисията, беше прието окончателното изпълнение на договора с външния изпълнител за разработване на тръжната документация за възлагане на обществена поръчка с предмет „Разработване и внедряване на публичен електронен регистър, съгласно чл. 30л от Закона за чистотата на атмосферния въздух и свързване с информационната система на ИАОС“.
Резултатът от тази дейност е стартиралата открита процедура за възлагане на обществена поръчка по реда на ЗОП.

1.3. Одит на проекта
В рамките на Дейност 1 е заложен задължителен одит на проекта, който да бъде извършен от регистриран одитор – външен изпълнител. Целта на одита е да се провери дали разходите при изпълнение на проекта са извършени по законосъобразен и целесъобразен начин, съгласно разпоредбите на договорите, регламентите и всички актове, отнасящи се до разходването на средства.
Одобрената от УО на ОПАК процедура за избор на изпълнител за извършване на независим финансов одит на проекта е директно възлагане (чл.14, ал.5 от ЗОП). По ел. поща бяха получени две оферти за извършване на одит. В резултат от направения подбор и след одобряване на докладна записка вх. № 04-00-9996/02.12.2014 г., на 15.01.2015 г. е сключен договор с „В и М Одит” ЕООД за одит на извършваните разходи по проекта.
В изпълнение на Договор № 2993/15.01.2015 г., бяха изготвени следните одитни доклади:
  • междинен доклад за одит № 03-15-001/2015 г., издаден на 09.03.2015 г. Извършен е одит на разходите, декларирани във финансовия отчет за дейността на ИАОС като Бенефициент по изпълнение на Договор № 14-32-21/27.08.2014 г. за периода 27.08.2014 г. – 28.02.2015 г.;
  • междинен доклад за одит № 06-15-001/2015 г., издаден на 08.06.2015 г. Извършен е одит на разходите за периода 01.03 – 31.05.2015 г.
  • междинен доклад за одит № 10-15-001/2015 г., издаден на 08.10.2015 г. Извършен е одит на разходите за периода 01.06 – 30.09.2015 г.;
  • окончателен доклад за одит №12-15-002/2015 г., издаден на 18.12.2015 г. Извършен е одит на разходите, декларирани в окончателния финансов отчет за периода 01.10 – 31.12.2015 г.
 













Copyright 2000-2017 © Изпълнителна агенция по околна среда (ИАОС)

Сайтът е посетен 76 387 пъти през януари 2017 г. Дизайн и изработка: ИАОС