Политика за прозрачност на изпълнителна агенция по околна среда при обработване на лични данни

Изпълнителна агенция по околна среда (ИАОС) е администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните) и Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

В качеството си на администратор на лични данни ИАОС има задължение да Ви информира какво да очаквате, когато обработва Вашата лична информация.

Данни за администратора и за контакт с него.

София 1618, бул. „Цар Борис III“ №136

Електронна поща: iaos@eea.government.bg

Интернет страница: www.eea.government.bg/

Данни за контакт с длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД).

Координатите за връзка с ДЛЗД на Изпълнителна агенция по околна среда са:

Електронна поща: s.georgiev@eea.government.bg

Тел: 02/940 64 17

Обработване и съхраняване на лични данни

Обработването на лични данни означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвани с лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

Не се обработват лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице.

Горното не се прилага, при наличие на едно от следните условия:

1. Субектът на личните данни е дал своето изрично съгласие за обработването на тези лични данни за една или повече конкретни цели;

2. Обработването е необходимо за целите на изпълнението на задълженията и упражняването на специални права на администратора или на субекта на данни;

3. Обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважни интереси на субекта на данни или друго физическо лице;

4. Обработването се извършва по повод осъществяване на законовите правомощия;

5. Обработването е свързано с обществено достъпни лични данни, когато общественото достояние явно е направено от субекта на данните;

6. Обработването е необходимо с цел установяване, упражняване или защита на правни претенции;

7. Обработването е необходимо по причини от важен обществен интерес, за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели, което е пропорционално на преследваната цел, зачита същността на правото на данни и предвижда подходящи и конкретни мерки за защита на основните права и интереси на субекта на данни.

Изпълнителна агенция по околна среда в качеството си на администратор на лични данни обработва „обикновени“ лични данни, включително имена, ЕГН, адреси, лични документи, данни за контакт и др. на служители, граждани и контрагенти:

1. Във връзка със служебното или трудовото им правоотношение;

2. Физически лица, които участват в процедури по Закона за обществените поръчки или се намират в договорни отношения с ИАОС;

3. Когато личните данни се съдържат в запитвания, заявления, искания, сигнали, жалби или друга кореспонденция, отправена към Агенцията;

4. При работа с лични данни със специализиран софтуер за работна заплата и граждански договори;

5. При работа с лични данни с програмен продукт за финансова-счетоводна дейност за системата на ИАОС;

6. Във връзка с извършвания административен контрол при проверка на декларациите по чл. 35 от Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобито имущество и в производствата за конфликт на интереси;

7. По повод осъществяване на мерки за физическа сигурност на периметъра на сградата на ИАОС, административните зони и зоните за сигурност;

8. При изпълнение на законови задължения по водене на публични регистри и др.

Лични данни, отнасящи се до здравословното състояние, се обработват само по отношение на служителите, с оглед изпълнение на задълженията на администратора в областта на трудово-осигурителното законодателство и при спазване на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и/или правен акт на Република България, уреждащ материята.

В ИАОС не се извършва изцяло автоматизирано вземане на решения, които да пораждат правни последствия за субектите на данни или по подобен начин да ги засягат в значителна степен по смисъла на чл. 22 от Регламент (ЕС) 2016 /679 на Европейския парламент.

При обработването на личните данни на субектите се прилага професионална конфиденциалност.

Лични данни в ИАОС могат да се обработват самостоятелно или чрез трети лица, в качеството им на обработващи лични данни и съвместни администратори, на основание сключен с тях договор. Съответните договори трябва много ясно и точно да определят какви лични данни ще се обработват, как, в какъв срок, с каква цел. При обработването от съвместни администратори трябва да се определят съответните права и задължения на двете страни, както и техните отговорности.

В ИАОС личните данни се обработват и съхраняват в съответствие със следните основни принципи на Регламент (ЕС) 2016/679:

1. Законосъобразност, добросъвестност и прозрачност. Всяка информация и комуникация във връзка с обработването на личните данни да бъде лесно достъпна и разбираема и да се използват ясни и недвусмислени формулировки.

2. Ограничение на целите. Личните данни се събират за конкретни, изрично указани и легитимни цели и не се обработват впоследствие по начин несъвместим с тези цели, с изключение на последващо обработване за целите на архивирането, научни, исторически или статистически цели;

3. Свеждане до минимум. Обработват се минимума лични данни необходими за целите на обработване;

4. Точност. При необходимост личните данни се актуализират, като се вземат мерки за своевременно изтриване или коригиране на неточни лични данни, предвид целите за които се обработват;

5. Ограничение на съхранението. Личните данни се съхраняват във форма, която позволява идентифицирането на субекта на данните за период не по-дълъг от необходимото за целите за които се обработват. Данните се съхраняват за по-дълги срокове единствено за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели, като се прилагат технически и организационни мерки, с цел гарантиране правата и свободите на субектите на данни;

6. Цялостност и поверителност. Личните данни се обработват по начин, гарантиращ необходимото ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат технически и организационни мерки;

7. Отчетност. Администраторът носи отговорност и е в състояние да докаже спазването на т. 1-6.

Предоставяне на лични данни

Предоставянето на лични данни от ИАОС на други администратори, включително от държави на ЕС, по силата на споразумение се извършва при спазване изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 и Политиката за защита на личните данни на ИАОС.

При липса на предварително уведомление за възможните категории получатели, задължително титулярят на данните се уведомява за предоставянето непосредствено преди или след извършването му.

Уведомлението съдържа следната информация:

1. Категориите лични данни, които се предоставят;

2. Получателят на данните;

3. Целите на обработването.

Когато прехвърлянето е към субект от друга държава, извън ЕС, се спазват специфичните изисквания на приложимата нормативна уредба за такъв вид прехвърляне.

Лични данни могат да бъдат предоставяни от ИАОС на държавни институции с оглед на изпълнение на нормативно задължение – НОИ, НАП, МВР, Агенция „Митници“, Национален статистически институт, Съд, Прокуратура, Частни съдебни изпълнители, Столична община - Местни данъци и такси, министерства и други ведомства, Комисията за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобито имущество и др.

В качеството си на орган по назначаването, ИАОС предоставя лични данни и на определени кредитни институции (банки) във връзка с изплащането на дължимите възнаграждения на служителите и/или изпълнители по граждански договори. Личните данни които се предоставят са трите имена и единен граждански номер и се предоставят с цел идентификация на лицето, в чиято полза се извършва плащането. Това се налага с оглед изискванията на кредитните институции във връзка с извършваните от тях банкови преводи.

Във връзка с извършване на куриерските услуги - приемане, пренасяне и доставка и адресиране на пратките до физически лица, ИАОС посочва следните данни име, презиме, фамилия, адрес, област, пощенски код и наименование на населеното място.

ИАОС предоставя лични данни на служители на контрагенти, когато това се налага във връзка с изпълнение на договори, на служби по трудова медицина в съответствие със Закона за здравословни и безопасни условия на труд, както и фирми, предоставящи услуги на Агенцията в качеството им на обработващи лични данни.

При предоставянето на лични данни се изисква гарантиране спазване на Закона за защита на личните данни.

Права на субектите на данни

1. Право на информираност. Настоящата политика информира служителите, както и третите лица (т.е. всички субекти на данни) за обработваните от ИАОС лични данни;

2. Право на достъп. Всеки служител, както и външен за ИАОС субект на лични данни, има право да получи потвърждение дали се обработват личните му данни, на достъп до тях и информация относно обработването им, и правата му в тази връзка;

3. Право на коригиране. Всеки субект на данни има право да поиска от администратора да коригира неточни или непълни лични данни свързани с него;

4. Право да бъдеш изтрит (забравен). Всеки субект на данни има право да поиска администратора да изтрие личните данни, които притежава за него;

5. Право на ограничаване във връзка с обработването на данни. Субектите на данни могат да поискат от администратора да прекрати обработването на лични данни, които притежава за тях;

6. Право на възражение. Субектът на данни има право, по всяко време и на основания свързани с неговата конкретна ситуация, на възражение срещу обработването на лични данни отнасящи се до него;

7. Право на субектите на данни да не бъдат обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване. Субектите на данни имат право да не бъдат обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране, което поражда правни последствия за тях или ги засяга в значителна степен.

8. Право на пренос на данни. Всеки субект на данни има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на администратора, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има право да прехвърли тези данни на друг администратор, ако това е технически осъществимо, без възпрепятстване от ИАОС, ако субектът да данните е дал своето изрично съгласие за такъв начин на обработване и когато е необходимо за изпълнение на договор между другия администратор и субекта на данните;

9. Право на оттегляне на съгласие. Субектът на данните има право, по всяко време, да оттегли съгласието си за обработване на лични данни, когато обработването се основава на дадено от него съгласие;

10. Право на жалба до надзорен орган. Всеки субект на данни има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни, ако счита, че обработването на лични данни, отнасящи се до него, нарушава приложимото законодателство по защита на данните.

Образец на Искане за упражняване на права

Изпълнителна агенция по околна среда предоставя възможност на субектите по ясен и достъпен начин да упражнят правата по Регламента, чрез образец на Искане за упражняване на права по Регламент ЕС 2016/ 679.

Заявление в свободен текст

В случай, че желаете да отправите вашето искане/заявление до ИАОС, в свободен текст, за да бъдете надлежно идентифицирани, да Ви отговорим коректно и да не бъде извършена злоупотреба с Ваши лични данни по подадени искания от трети недобросъвестни лица, е необходимо в искането/заявлението да посочите определени задължителни реквизити:

Пълните си имена;
ЕГН или ЛНЧ;
Дата и място на раждане /ако не сте български гражданин/;
Номер на личната Ви карта/документ за самоличност за чужденци, на коя дата и от кой орган е издадена, срокът й на валидност;
Постоянен адрес/ адрес за кореспонденция, ако е различен от постоянния;
Електронен адрес, ако желаете да получите отговор на електронния си адрес;
Телефон за контакт, ако желаете да предоставите възможност да се свържем с Вас;
В какво качество желаете да упражните правата си по Регламент ЕС 2016/ 679 – например клиент/ бивш клиент; доставчик; служител/ бивш служител; законен представител/ действителен собственик/ пълномощник/ свързано лице на търговско дружество, съответно наименованието на търговското дружество, БУЛСТАТ/ ЕИК/ чуждестранен регистрационен номер; друго качество: поръчител, солидарен длъжник и др.;
Описание на искането/ заявлението до Администратора;
Предпочитан начин за получаване на отговор от Администратора - на посочения от Вас в искането електронен адрес; на адрес за кореспонденция или на място в ИАОС.

Ако попълнените реквизитите са непълни и/или некоректни, е възможно да не сме в състояние да удовлетворим част/ цялото ви искане.

Подаване на искания

Субектите на лични данни могат да упражняват правата си, като подадат искане за упражняване на съответното право до ИАОС.

Искането за упражняване на правата на субектите на лични данни може да бъде подадено по следните начини:

1. По електронен път, подписано с квалифициран електронен подпис на адрес: s.georgiev@eea.government.bg;

2. По пощата, на адреса на ИАОС: бул. „Цар Борис III“ №136;

3. На място, в Центъра за административно обслужване на ИАОС, стая 101.

Получаване на отговор на искане

При подаване на искането си Ви препоръчваме да посочите конкретно и по какъв начин бихте искали да получите отговора на Вашето искане:

На място в ИАОС;
По електронен път - чрез електронна поща;
На постоянния Ви адрес или на друг посочен от Вас адрес за кореспонденция.

Надзорен орган в Република България

Действащият в страната надзорен орган по въпросите на личните данни, към когото може да се обърнете при спор или несъгласие относно обработването на личните ви данни, е Комисията за защита на личните данни.